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医院票据管理信息化建设探析 ——以河南省肿瘤医院为例

2018-4-12 作者:韩斌斌   来源:健康界 我要评论1
Tags: 信息化  

资金安全是财务管理的重中之重,也是内部控制的关键环节。票据是医院收入的原始凭证,是资金收取、收入核算的重要入口和依据。因此,加强票据管理,实施全流程信息化管控,让票据相关业务融入大财务流程是堵塞漏洞、提高效率的有效措施。

1、医院票据管理的内容及信息化建设的目标

医院票据是医院收入的一种法定凭证,也是会计核算的原始凭证。医院票据主要有三类:第一类是住院收费票据、门诊收费票据,用于门诊结算和住院结算;第二类是行政事业单位资金往来收据,用于单位之间往来款结算等非经营性业务;第三类是内部往来收据,由医院内部自行组织印刷。河南省肿瘤医院住院收费票据和门诊收费票据随着多年前HIS的实施,已经实现了收费业务、票据使用全程信息化,因而本文讨论的票据指的是第二类和第三类票据。

票据管理分为票据请购、领用、使用、票款核对、会计处理、核销等环节,任何一个环节出问题,都会给医院带来经济损失。近年来随着医疗卫生体制改革的深入、规模的扩大以及支付方式的多样化,医院资金来源渠道更加多元,票据的使用种类和使用量也在日益扩大,给票据管理工作提出新的挑战。现阶段医院票据管理存在以下问题:对票据管理工作重视不够,缺乏相应的制度措施;使用不规范,有填写不规范、字迹模糊、甚至有“大头小尾”等现象;购、领、缴、存等管理环节存在漏洞;票据管理人员权责利划分不明确。这些问题已经威胁到了医院的资金安全,甚至影响到医院的发展。

因此,借助信息化手段,建立覆盖票据整个生命周期各个环节的信息化管理系统,实现票据管理的科学化、规范化、精细化,在现阶段十分必要。通过票据管理信息化建设要实现以下几个目标:

第一,实现医院内所有票据的全生命周期信息化管理;

第二,确保收费过程的资金流、业务流、信息流的集成,实现“闭环”管理;

第三,通过信息岗位共享,提高核算的效率和准确度,避免资金运行中可能出现的错误和舞弊,实现收费尽收尽缴。

2.医院票据管理信息化建设的实践

河南省肿瘤医院通过专业的票据管理软件来处理票据业务,并将该软件与已有的HRP系统对接,实现了票据管理全程信息化管理。结合河南省肿瘤医院的实践,以下从实施准备、实施过程、实施要点几方面来介绍票据管理信息化建设。

2.1实施准备

1.流程梳理

流程梳理是票据管理信息化建设的关键,要明确票据管理的每个环节,环节的先后顺序,各个环节需要哪个岗位来操作,工作依据、工作内容、工作标准、注意事项标注出来。

2.合理设置岗位权限

岗位权限设置要合理,体现“不相容职务”原则。票据管理岗位、票据使用岗位不相容;出纳、制单不相容;应收管理岗位、制单不相容等等。需要说明的是,并不是出纳不能制单,而是出纳不能对自己开取票据的业务制单,在信息系统中要做出强制隔离。

3.票据管理模块与会计核算模块对接

将票据管理模块与会计核算模块对接,实现数据的自动传输,制单人在系统内审核完票据,并与票号对应后可以自动生成会计凭证,从而有助于提高核算效率和准确性。

2.2票据业务运行过程

票据业务的运行主要包括票据购买及登记、领用、使用打印、财务入账、制单稽核、票据核销六个环节,涉及到四个岗位:票据管理、票据使用人、制单、往来核算管理岗位。

1.票据购买及登记环节:

票据购买由票据管理部门即财务部指定专门的票据管理员,根据票据使用情况定期去国家财政管理部门购买票据或组织印刷院内票据。购买或印刷好后由票据管理人根据票据种类逐本逐号进行登记。

2.票据领用环节:

票据使用人包括现金出纳、银行出纳、新农合会计、省市医保会计四类。其中,现金出纳负责现金收入业务;银行出纳负责银行转账收入业务;新农合会计负责参保新农合患者的收入业务,与各地新农合办公室定期结账;省市医保会计负责参保省市医保患者的收入业务,与各地医保办公室定期结账。

票据管理岗位按票号分配给票据领用人。票据使用人只能使用票号分配范围内的票据。为了方便打印,从领用开始,财政票据就需要按号拆散,一本使用完毕再统一装订保管,内部收据则可以采用活页型。

3.票据使用及打印环节

业务发生时,票据使用人根据业务范围在系统里录入、打印票据。票据录入项包括付款单位名称、事项内容、金额、收款方式等。其中:现金出纳填写收款方式时按实际情况选择现金、POS或冲账;银行出纳填写收款方式选择转账;新农合会计和省市医保会计除了开具票据外,还要接收并核对网银数据与新农合平台金额和省市医保金额,如有差异注明原因,生成对账列表。要注意开完票据后如果发现票据信息有误,在系统中找到这张票据直接点“作废”。

在开具票据过程中,对于票据模板、记录摘要等设置等内容尽量结构化,用选项代替文字录入,提高效率。此外,要为票据使用岗位配置打印机以保证票据的打印。

4.财务入账环节

制单岗位收到原始单据后,在HRP系统中根据票据生成列表,查找票号自动生成凭证,并将票据号录入到记账凭证附件里,一个票据号只能对应一个记账凭证。如果列表中票号未显示,录入票据同步后生成凭证。

注意如果在入账之后发现票据信息错误,则应当红字冲销。

5.制单稽核环节

制单岗位每天要在系统中统计已开具的票据和已入账的票据。对于已开具未

入账的票据分类别制定催收期限,例如押金类期限一天,医保基金、新农合基金类期限一周,对于超过期限未入账的票据要及时查明原因并上报上级主管。

6.票据核销环节

票据使用完毕归档时,票据管理岗位要在系统里逐号核对,在确定所有未报废的票据都有对应的记账凭证时,方可办理以旧换新。

2.3建设要点

在票据管理信息化建设过程中,河南省肿瘤医院认识到,信息系统再完善、再先进,能否成功实施关键还在于人的参与。因此,通过事前规划、实施前培训、实施后追踪三个环节,让一线相关岗位深度参与到流程设计和信息化实施过程中,才能够保证票据管理信息化建设的顺利进行。

事前规划:在系统研发之前,要组织相关人员深入讨论、开展头脑风暴,发挥一线人员的作用,使流程、职责等细节贴合实际。

实施前培训:系统上线之前,要将票据管理的目标、原理、流程、职责划分、操作注意事项等知识对相关岗位进行统一培训,让每个岗位了解自己的职责和任务,熟悉整个流程,做好本岗工作的同时也知晓如何配合其他岗位工作。

实施后追踪:系统上线一段时间之后,还要召集相关岗位组织讨论,看业务覆盖是否全面,流程设计是否科学适用,岗位协同是否便利,环节上是否还有进一步精细的空间。

3.小结

医院内部控制不论在管理理论研究上还是在实践应用中都是个大课题,虽然财政部《行政事业单位内部控制规范》2012年就已出台,但因各单位基础情况迥异、大家的认知水平不同,各单位推动的情况、推行的效果差别也很大。笔者认为,与其长篇大论,不如在整体规划的前提下,从细节着手,从环节上制度和措施的出台和完善,引导局部机制建立逐步扩展到系统机制的协同;用单点突破、带动小范围认知升级,进而使内控理念贯彻医院运营的各个环节,系统整合作用得到发挥。票据管理信息化的成功实施带动了医院资金内控乃至整体内控的完善,同时也为其他部分的控制建设提供了很好的思路和方向,由点及面、由小到大,最终推动医院内部控制体系的建设和完善。



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