39个药物临床试验项目的文档管理规范化总结

临床试验指任何在人体（病人或健康志愿者）进行药物的系统性研究，以证实或揭示试验药物的作用、不良反应及/或试验药物的吸收、分布、代谢和排泄，目的是确定试验药物的疗效与安全性。一个新药从开始临床试验到进行新药审批，要经过I期、II期、III期一系列临床试验，归档的临床试验文件是整个药物临床试验过程的全面记录，是药物上市申报的第一手科研资料。

据2017年7月21日《药物临床试验数据核查阶段性报告》显示，自2015年7月22日国家食品药品监督管理总局发布《关于开展药物临床试验数据自查核查工作的公告》，截止到2017年6月底，共发布7期公告，对2033个已申报生产或进口的待审药品注册申请开展药物临床试验数据核查。其中，申请人主动撤回的注册申请1316个，占64.7%，对其中30个注册申请作出不予批准的决定。除去试验数据不真实等问题，临床试验资料的管理以及资料归档显得尤为重要。

本文收集首都医科大学附属北京儿童医院2016年1月—2017年6月完成的和在研的药物临床试验项目质量控制中文档管理中发现的问题，根据北京市食品药品监管局2014年3月17日发布的《北京市药物临床试验机构日常监督检查标准（试行）——专业项目》，采用回顾性分析方法，对存在的问题进行归类，归纳出档案管理的要求。

1 首都医科大学附属北京儿童医院药物临床试验项目质量控制中文档管理情况

首都医科大学附属北京儿童医院完成的和在研的临床试验项目39个，共计46个不合格项，具体分类情况见表1。

1.1 资料保存不完整

1个项目未将更新过的临床试验方案保存至研究者文件夹中；1个项目未将更新的病例报告表（样表）保存至研究者文件夹中；1个项目未将第一版知情同意书（样表）保存至研究者文件夹中；有5个临床试验缺少项目启动会培训资料，2个缺少项目启动会签到表，3个项目新增研究者缺少相应培训记录；6个项目缺少监察员的访视记录；2个项目中的试验方案违背缺少说明；2个项目中未保存受试者补偿费签收文件。

1.2 研究资料保存不规范

4个临床试验项目中保存的研究者档案格式不统一；1个项目中受试者的心电图检查单未保存复印件。

1.3 研究资料书写不及时

4 个项目随访完受试者后未及时填写原始病历，导致病历报告表不能及时填写。

1.4 研究资料记录不规范

2个项目原始病历修改不规范，6个项目病例报告表修改不规范。2项知情同意书中研究者未签署知情同意日期。

2 档案管理不规范的原因分析

2.1 档案管理制度不完善

档案管理没有建立科学、规范的档案管理体系，人员工作职责不明确，标准操作规程可行性差，归档标准混乱，使档案的收集和管理缺乏规范的流程。

2.2 临床试验专业层面

临床研究人员日常诊疗工作繁忙，部分临床研究人员对药物临床试验重视不够，或同时承担多项药物临床试验，投入的时间和精力不够，导致各种档案记录书写不及时较为常见，补记时问题较多，档案文件质量不高；另一方面，专业质控员也多为临床医生担任，日常诊疗工作繁忙，不能及时进行质控纠正问题，专业档案管理员对临床试验档案管理认识不够深刻，不能发现档案管理存在的问题。

2.3 药物临床试验机构层面

药物临床试验机构办公室缺乏专门的人员来管理临床药物试验档案文件，部分已有档案管理员，收集、整理档案资料在时间、数量、质量上都有较大的伸缩性、随意性，缺乏科学化、规范化的管理方法，严重影响了归档文件的质量。

3 临床试验文档管理的内容和要求

4 完善档案管理制度，专人科学管理

制定档案管理制度，档案由专人负责，明确档案管理人员的工作职责，在研项目档案及相关资料保存于专业组的专用且安全的文档存放柜，临床试验结束后，机构质控员完成项目质控及审查文件资料的完整性后，档案管理员与专业档案管理员办理交接手续，档案管理员对文件进行整理、按项目类别如：药物、医疗器械、诊断试剂进行分类，对项目进行归档编号，并登记目录索引方便查阅。

在研项目如需要借阅，需征得项目负责人同意，并填写借阅登记；文件归档后，如需要借阅，申办者需持单位介绍信，研究人员需持项目负责人签字的借阅申请在药物临床试验机构办公室阅读、查看，如特殊情况须外借应由机构办公室主任同意，做好借阅登记，并在限定时间内归还。

临床试验档案存档时间通常为项目完成后5年，如需延长存档时间的申办者需与药物临床试验机构办公室协商处理；如需转交申办者或第三方保管机构，办理交接手续，保存相关运输证明文件；如需销毁的，填写相关销毁记录。

5 结论

药物临床试验文件是记录临床试验过程中所产生的所有信息、资料，不仅反映研究者、申办者和监察员对GCP和所有的现行管理要求的依从性，作为确认试验实施的有效性和所收集数据完整性的过程的一部分，也是药品监督管理部门进行监察、新药审批的第一手资料和关键依据，规范药物临床试验文档的管理，完善药物临床试验质量控制的全过程管理。